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採用コラム

2022.01.16

【意外と知らない⁉】気をつけるべきマナー

【意外と知らない⁉】気をつけるべきマナー

「志望先の企業に電話しなくちゃいけない…」

「メールで返信したいけど間違ってないかな…」

 

就職活動をするにあたって、選考が進めば進むほど志望先の企業と連絡を取らなくてはいけない…。そんな機会も増えてくるのではないでしょうか!

 

このコラムではみなさんのそんな不安を解消出来たらいいなと思っています!

1章:覚えておくべき電話のマナー

志望先の企業に電話する際抑えるべきポイントは3つあります。

 

1,聞き取りやすいようにハッキリと話すこと!

2,時間帯と場所に気をつけること!

3,すぐに本題に入ること!

 

以上の三点に注意して電話をかけてみましょう!

 

h3.1,聞き取りやすいようにハッキリと話すこと!

 

企業の方と電話で話す際には聞き取りやすい声で話しましょう。では何故聞き取りやすいようにハッキリ話すのがいいのか、その理由を説明していきます!

 

まず一つ目の理由は、電話は対面で話す時よりも声が聞き取りにくいからです。電話の内容が何であれ、相手に自分の声がハッキリ聞こえるように話すことを心がけましょう!

 

二つ目の理由は、小声で話していると「自信がない子なのかな」という印象を持たれてしまう可能性があるからです!相手の姿が見えない分、自分は堂々としているつもりでも小声で話していると自信がないのかなと判断されてしまうかもしれません。

 

h3.2,時間帯とかける場所

 

電話をかけるということは相手の時間を割いてもらっているということでもあります。電話をとってくださる方の失礼にならないようにしましょう。

 

◎良い時間帯→10:00~12:00、14:00~16:00

×良くない時間帯→早朝、終業時間付近

 

また、電話をかけるにあたって時間だけでなくどこからかけるかということも気にする必要があります。こちら側の音が騒がしかったりすると相手も聞き取りづらくなってしまい、迷惑がかかります。出来るだけ人混みや地下鉄のような電波の入りにくい場所は避け静かで電波の入りやすい場所を選ぶようにしましょう!

 

h3.3,すぐに本題に入るようにしましょう!

 

何度も繰り返しになりますが、電話をかけるということは相手に時間を割いてもらっているということです。丁寧に話そうとするあまりついつい話が長くなりがちですが、電話でも結論ファーストを意識して簡潔に話すようにしましょう!

 

例)お忙しいところ失礼します。

○○大学の××と申します。

本日は面接日程の件でお電話させて頂きました。

ただいま5分ほどお時間よろしいでしょうか。

先日お約束させて頂いていた〇月×日△△時の面接なのですが、

法事のためお伺いすることが出来なくなりました。

誠に勝手なお願いではございますが、別の日程をお願いすることはできますでしょう   か。

以上の3点に注意して電話をかけるようにしてみましょう!

2章:メールの送り方

就職活動においてのやり取りで一番といって良いほどよく使うメールですが、基本的な構成を覚えておけば困る心配もなくなるはずです!

 

基本的なメールの構成としては

 

・宛名

・挨拶、名前

・本文

・結びの言葉

・署名

 

このような構成で書かれることが一般的です。それぞれの項目にも書き方だったり決まりがあるので簡単にまとめていきたいと思います!

 

宛名

会社宛ではなく特定の相手に送る場合、その方の所属している部署と名前、役職名を記載すると誰に宛てたものなのか一目で分かるので良いでしょう!

 

例)人事部 ○○課長

人事部 課長 ○○様

 

挨拶・名前

本文に入る前に、簡単な挨拶と名前を名乗りましょう!

 

例)お世話になっております。

○○大学の××です。

 

といったように、手紙ではないので長々と挨拶をする必要はありません。

 

本文

本文では件名で伝えたことを簡潔にかつ具体的に伝えるようにしましょう。長文で書くよりも簡潔に伝えること意識しましょう。

 

結びの言葉

ビジネスメールでは最後に結びの言葉を入れます。

「何卒宜しくお願い致します。」

「お手数をおかけしますが宜しくお願いいたします。」

などが一般的です。

 

署名

最後に自分の大学名、名前を入れてメールをしめます。メールの差出人が誰かわかるように記載することを忘れないようにしましょう!

おわりに

いかがでしたでしょうか。

今回のコラムを通じて少しでも電話やメールへの不安がなくなってくれたら嬉しいです。

ここからまたさらに忙しくなって来ると思いますが、みなさんの就職活動がうまくいくことを願っています。

 

以上内定者のホリでした!

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