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採用コラム

2021.11.07

就活メールの極意とテンプレ集(そのまま使用可能!!)

就活メールの極意とテンプレ集(そのまま使用可能!!)

あなたは自分が正しいメールを作成できていると胸を張って言えますか?

就活生の皆さんこんにちは!

今回は就活生なら誰しもが悩むであろうメール作成について

正しい書き方やメールの構成、マナーを紹介したいと思います。

また実際に使用できるメールのテンプレ集も紹介するのでぜひ活用してください!!

1章:企業にメールを送る際の心構え

就職活動では企業からのメールに返信する機会が多くあります。

例えば説明会の案内メールへの返信、面接の日程調整や面接後のお礼メールなど。

ズバリ!!

企業への返信メールでは「相手のことを考えた内容」を心がけましょう。

この記事を読んでくれている人の中に「社会人とやり取りするのが怖い。」

「マナーがそもそも何なのかわからない。」

という考えを持っている人も少なくないと思います。

しかし相手が社会人でも学生でも根本的な考え方は同じで

「相手のことを考えた内容」にすることが大事です!

2章:メールの構成&マナー(まずはここから!)

まずはメール作成の基本となる8つのステップを紹介していきます。

 

1件名

2宛名

3あいさつ

4自己紹介

5本文

6締め

7署名

8最終チェック

 

1:件名は簡潔に

・相手の企業が何に対してのメールなのか(要件)がひとめでわかるように簡潔に書きましょう。

・また最後に自分の学校名と名前を入れ、誰からのメールかわかるようにしましょう。

2:本文の冒頭に宛名を入れる

・本文の冒頭には必ず相手の会社名、所属部署(わかれば)、名前などの宛名を入れましょう

・問い合わせ先の担当者が不明の場合は、「新卒採用ご担当者様」など、新卒採用担当者宛てであることを明記しましょう。

※(株)の使用や会社の略称を書くのは失礼に当たります。正式名称で書きましょう。

※「株式会社」などが会社名の前に着く会社と後に着く会社があります。どちらに着くのかは注意しましょう。

3:あいさつ文を入れる

・初めてのメールを送る場合は「初めてメールをお送りいたします。〇〇大学〜〜」

・「初めまして。突然のメールにて失礼いたします。」

・何度かやりとりをしている相手の場合は、「お世話になっております。」

「大変お世話になっております。」などの挨拶文を入れましょう。

4:自分が誰なのか紹介する

・学校名、学部名、学科名、自分の名前の順で書きましょう。

5:本文もなるべくシンプルかつ簡潔に

・質問事項は簡潔にまとめ相手が把握しやすいような内容としましょう。

・問われていることに対し、結論から述べ、簡潔に伝えましょう。

・自分の事情を長く説明することは避け、何について知りたいかを伝えましょう。

6:締めのあいさつを入れる

・「今後ともよろしくお願いいたします。」「お忙しいところ恐れ入りますが、ご教授いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」など締めの挨拶文を入れましょう。

7:連絡先を明記した署名を入れる

・署名とはメールの送信者が誰かを明らかにする名詞のようなもので、文末につけることがビジネスマナーです。

・自分の名前、学校、学部、学科名、学年、電話番号、メールアドレス、(郵便番号・住所)を記載しましょう。

・本文との区切りをひとめでわかるように「-」などの記号を使用するのがおすすめです。

8:宛先、本文の誤字・脱字のチェックをする

・メールを送信する前に内容を確認し、宛先や本文に誤字脱字がないか入念に確認しましょう。

・敬語の使用法が間違っているよりも誤字脱字のミスの方が印象が良くないです!

3章:その他注意点

①必ず24時間以内に返信する

・メールの返信速度というのは信頼関係に繋がります。返信が遅すぎて怒られることはあっても早すぎて怒られることはありません。メールを確認したらすぐに返信するくらいの気持ちで24時間以内には必ず返信しましょう。

・即答できないメールが来たら、メールを確認したことやいつまでに回答できるかを記載して返信しましょう。

②件名は変更せずにそのまま返信

・件名は基本的には変更せず件名の先頭に「Re:」をつけて返信します。

・採用担当者側からすると複数の就活生と同じやりとりをしているのでそのままの件名の方がメールの要件をすぐに理解できます。

③読みやすさを考え、改行と段落分けをする

・必要に応じて改行、段落分けをしましょう。改行や段落分けをせず、長く続いている文章はとても読みにくい上に内容も把握しにくいです。

・相手の読みやすさを考えて改行し、あいさつ文や要件などの要素を段落分けすることで、より把握しやすいものになります。

④絵文字や装飾文字は使用しない

・社会人にとって、メールはビジネスツールです。感謝や熱意を表現しようと考え、絵文字や「!」などのマークを使ってしまうと「面識がない相手に、友人感覚でメールを送っている」「相手との関係性や距離感を意識できない人物」だと思われる可能性があります。相手に違和感を与えないためにも装飾的な文字の使用は避けた方が無難と言えるでしょう。

⑤常識的な時間帯に返信する

・基本的には相手企業の営業時間内にメールの返信をしましょう。

・深夜などの遅い時間から早朝までの時間帯に送信することはなるべく避けましょう。

4章:メールテンプレ集

この章では実際に使用できるメールのテンプレート集を紹介したいと思います。

このまま使うのも良し、これを参考にして自分なりに作成するのも良し。

自分に合った使い方をしてください!


会社説明会参加申し込み◆

会社説明会参加申し込み(〇〇大学・浦島 太郎)

株式会社〇〇

人事部〇〇様

初めてメールをお送りいたします。

〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科の浦島太郎と申します。

現在就職活動を行っており、

貴社の会社説明会に参加させていただきたくメールいたしました。

開催日時と場所、提出物の詳細を教えていただければ幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、

何卒、よろしくお願い申し上げます。

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浦島太郎

〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 ◯年

電話番号:080-✖︎✖︎✖︎✖︎-✖︎✖︎✖︎✖︎

メール:tarou@✖︎✖︎✖︎✖︎.ac.jp

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面接参加後の御礼メール◆

新卒採用面接参加の御礼(〇〇大学・浦島 太郎)

〇〇株式会社

〇〇部

〇〇様

こんにちは。私は、〇〇大学〇〇学部の浦島 太郎と申します。

◯月◯日(◯) ◯時◯分から新卒採用面接参加の御礼をしたく、ご連絡いたしました。

業務ご多忙の折、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

また、〇〇様の業務に対する想いを伺うこともでき、益々入社の意思が高まりました。

重ねて御礼申し上げます。

お忙しいと存じますので、ご返信には及びません。

取り急ぎ、御礼申し上げます。

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浦島太郎

〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 ◯年

電話番号:080-✖︎✖︎✖︎✖︎-✖︎✖︎✖︎✖︎

メール:tarou@✖︎✖︎✖︎✖︎.ac.jp

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選考辞退の旨を伝えるメール◆

新卒採用選考辞退のお願い(〇〇大学・浦島 太郎)

〇〇株式会社

〇〇部

〇〇様

お世話になっております。先日貴社の一次面接通過のご連絡をいただきました、〇〇大学〇〇学部の浦島 太郎と申します。

この度は新卒採用選考辞退のお願いをしたく、ご連絡しました。

◯月◯日(◯) ◯時◯分からの二次面接の参加を、辞退させていただければ幸いです。

ご担当の〇〇様には説明会時からお世話になり、大変申し訳なく思っております。

ご迷惑おかけし申し訳ございません。

末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈りいたします。

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浦島太郎

〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 ◯年

電話番号:080-✖︎✖︎✖︎✖︎-✖︎✖︎✖︎✖︎

メール:tarou@✖︎✖︎✖︎✖︎.ac.jp

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まとめ

メールは社会人になってからも多く利用するものです。

つまりこの機会にマスターしておいても損することはないということです!

メール作成上達のコツは何度もやりとりすることです。

初めから上手にできる人はなかなかいません。

失敗を恐れずに何度も頭を使いながら作成しましょう!

そしてこの機会に正しいメール構成や作成方法をマスターしちゃいましょう!

記事の作成者

たっちゃん

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企業研究をしているあなたにぜひ読んでいただきたい、綜合キャリアグループ社員インタビュー集です。 様々な職種から仲間の声を集めました!

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この記事を書いた人

                     

人財開発部 新卒採用チーム

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