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採用コラム

2019.08.08

内々定承諾書の書き方まとめ[送付状の書式・辞退方法・お礼]

内々定承諾書の書き方まとめ[送付状の書式・辞退方法・お礼]

就活の成果で企業より内々定の通知と承諾書が送られてきた就活生のみなさん、おめでとうございます!
それでは早速、送られてきた内々定の承諾書に返信をしましょう。

今回は、適切な内々定の承諾書の書き方や辞退方法を具体的にご紹介していきます。

▼ 目次
  1. 内々定承諾書が届いたらするべき3つの行動
  2. 内々定承諾書の書式の具体例
  3. 内々定承諾書を出したら就活はストップ?
  4. まとめ

1. 内々定承諾書が届いたらするべき3つの行動

嬉しい内々定の連絡が企業から来たらまず、下記の3つの行動に移りましょう。

①お礼の連絡をする
内々定の通知が来た際、企業から電話で通知された場合はその場でお礼が言えます。
しかし、メールや郵便で内々定通知と承諾書が送られてきた場合は必ず「内々定のお礼」を忘れないようにしましょう。

内々定のお礼をするにあたって、内々定の連絡を受け取ったと相手にお知らせする最も早い方法は「メール」です。
電話で行うこともできますが、担当者が不在や忙しい場合は迷惑になってしまう可能性があるのでメールにしましょう。

承諾書の準備には少々時間がかかる場合があります。
まずは「内々定のお礼」を送って「承諾書は追ってご返信します」と添えることで、内々定通知が届いていると知らせできると同時に、承諾書を準備していることもわかってもらえるでしょう。

また、内々定通知書が郵便で届いた場合も採用担当のメールアドレスが分かっている場合は、同様の理由で先にメールでお礼状を送っておく方が好印象です。
せっかく入社する予定の会社なのでより良い印象を持っていてもらいたいですよね。
こうしたちょっとしたコミュニケーションは仕事をする上でも大切ですので、できることは入社前からでも積極的に実施しておきましょう。

②内々定承諾書送付の準備をする
内々定承諾書を返信する必要がある場合は、早急に準備しできる限り早い段階で返信します。
期日が設けられている場合もギリギリの返信にならないよう注意しましょう。
これは、社会人になってからも必要なマナーです。
何事も期限には余裕を持って取り組む習慣をしっかり身に着けておいてくださいね。

③内々定を辞退する
内々定の連絡が来た段階で、辞退の意思が固まっている場合は早急に辞退の連絡をします。
辞退する場合は必ず電話で連絡するようにしましょう。

メールや郵便は誠意が伝わりづらいですし、確実に相手に確認されたかわからないので行き違いになる可能性があります。
内々定を辞退するときは、理由は聞かれない限り応える必要はありません。
丁寧に辞退したい旨、採用してくれたお礼を伝えて電話を終了しましょう。

2. 内々定承諾書の書式の具体例

・内々定承諾書の書式の具体例
内々定のお礼が済んだら、早速、内々定承諾書の返信の準備をしましょう。
承諾書を返信する場合のメールと郵便のそれぞれの書式をご紹介します。

~~【メールの場合】~~件名
内々定承諾書を送付いたします(〇〇大学 氏名)本文
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様

お世話になっております。
先日は、内々定の承諾書をご案内いただきありがとうございました。
必要書類をご返信いたしますので、お忙しいところお手数をおかけいたしますが内容のご確認をよろしくお願いします。

~~【返信書類内容】~~

・〇〇
・〇〇

御社で少しでも早く戦力となるよう日々精進してまいりますので、何卒、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

氏名
大学名
連絡先(携帯・メール)

~~【郵便の場合】~~令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇様
〒〇〇〇‐〇〇〇〇
東京都△△△△〇-〇‐〇拝啓

時下、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、内々定の通知をいただきまして、誠にありがとうございます。

御社で少しでも早く戦力となるよう日々精進してまいりますので、何卒、ご指導のほどよろしくお願いいたします。
つきましては、必要書類を送付いたします。
お忙しい中、お手数をおかけしますが内容のご確認をよろしくお願いいたします。
敬具

内々定承諾書 1通

以上
~~~~~~

3. 内々定承諾書を出したら就活はストップ?

「内々定の通知と承諾書の返信するように」という連絡がくると、承諾書を提出後は、
・もう就活はできないのか?
・複数から内々定を貰っていてまだ決められない…。
と迷う方もいますよね。

「内々定」には「内定」とは違い法的な拘束力がありませんので、内々定承諾書を提出後も就活を続けることは可能です。

【内々定と内定の違い】
まず内々定と内定の違いについて簡単に説明します。
内々定は「あなたの採用を決めていますよ」という報告書のようなものです。
それに対し内定は「あなたと契約します」と契約をする状態になるため法的な拘束力が発動します。

では何故、法的に拘束力のない内々定承諾書の提出を求められるのでしょうか。
厳密には内々定承諾書は必要ありません。
しかし内々定承諾書の提出は、企業は内定をする意思があることを、就活生は入社する意思があることをお互い認識しあえる明確な方法の1つと言えます。
今後企業との信頼関係を築いていくという意味でも、入社を決めているなら、なるべく早い段階で内々定承諾書はきちんと提出するようにしましょう。

【内々定承諾書を提出しても就活は続けてOK!】
上記で説明した通り、内々定承諾書は法的な拘束力はないため承諾書を提出後も就活は続けてもOKです。
内々定承諾書は入社する意思がありますという意思表示なので、複数の内々定が出ていた場合もすべてに承諾書を送ることは問題ありません。ですが、迷っている旨や就活を継続したい旨は人事に伝えましょう。不安を解消していくための社員との面談など機会設定をしてもらえる可能性もあります。本当の意味で就職先を決める、本音で向き合うことが良い就職先を決めることに繋がります。

大切なのは10月1日に内定通知書が送られてくる前に就職する企業を選び、他の企業には辞退の連絡をすることです。
辞退の連絡は、意思が固まったら早急にするようにしましょう。
ギリギリに辞退されると、企業側は本年度の採用に間に合わなくなる場合があり、大変な迷惑となります。
辞退は自由ですが、だからといって誠意のない対応はやめましょう。
辞退の意思が固まった企業から早急に連絡をしてくださいね。

【内々定承諾書を書いたからと安心しないこと】
内々定承諾書には法的な拘束力がないため、就活生が自由に辞退できるのと同様、企業側も取り消すことも可能です。
企業の評判にもかかわるためよほどのことがない限り内々定の取り消しはありません。
しかし、内々定者の不適切な行動などが判明した場合、入社するにふさわしくないと取り消されることはあります。
そのため、内々定承諾書を提出後も節度あるプライベート生活を送りましょう。

4. まとめ

いかがでしたか?今回は適切な内々定承諾書の書き方や辞退方法を具体的にご紹介いたしました。
内々定の通知が来たらまず取るべき行動は3つです。

①お礼をする
②内々定承諾書の準備をする
③内々定を辞退する

メールや郵便で内々定の通知と承諾書が届いた場合は「お礼」を送るのを忘れがちです。
書類が届いていることを知らせる意味も含めて、お礼の連絡を送ることを忘れないようにしましょう。

返信するときに日付を記載する際は「元号」にも注意してくださいね。
ついつい「平成」とかいてしまいそうですが、「令和」と記載できているかどうか、送付する前には宛名や名前と合わせて再度確認するようにしましょう。

また、内々定承諾書を送るとき、及び内々定承諾後に押さえておくべきポイントもまとめてみました。

・内々定承諾書は行きたいと思っている企業すべてに提出しても問題ない
・内々定には内定と違って法的拘束力はない
・ただし辞退の場合は10月1日までに必ず電話で伝える(「内定」としての法的効力が発生するため)
・内々定承諾書を提出した後でも就活は続けることは可能

社会人として新しくスタートをきるのに、迷いや心残りのあるまま就活を終えたくないですよね。
就活を継続する場合は、内々定先の人事担当者へ相談することもおすすめです。
自分の正直な気持ちをしっかり伝えて本音で向き合い、あなたにとって本当に良い就職先を決めてほしいと思います。

ぜひ後悔のない就活をして、4月からいいスタートをきってくださいね。

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