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採用コラム

2019.05.16

就活学生必見!署名の正しい書き方とメールテンプレ集

就活学生必見!署名の正しい書き方とメールテンプレ集

就活生のみなさんこんにちは!就活って初めてのことだらけでいろいろと戸惑うこともありますよね?
特に、企業とのやり取りは失敗したくないし、不安もいっぱいなことと思います。それが後々まで残るメールだとしたらなおさら心配ですよね。
今回は、就活を頑張る学生さんがつまづきやすい、企業に送信するメールの署名の正しい書き方とテンプレをいくつかご紹介します。

1. メールの署名と正しい書き方

学生の皆さんはメールに署名、付けていますか?そもそも署名って何なの?という人もいるかと思います。
署名とは、メールの送信者が誰かを明らかにする名刺のようなもので、付けることがビジネスマナーの1つでもあります。なので、わかりやすさと正確な情報を記載する必要がありますし、内容によって送信者の印象を左右することもあります。

学生のメールに記載しておきたい署名の要素は以下の5つです。

①学校名、学部、学科、学年
・通称や略称ではなく正式名称を記載する

②氏名
・読み方が分かりやすいようにふりがなも記載する
・ビジネスシーン同様にふりがなをローマ字で記載するのもOK

③メールアドレス
・できれば大学のアドレスが良いが、見落としを防ぐために普段使うアドレスや就活用に作成したアドレスでも良い
・大学以外のアドレスを記載したい場合はアドレスの@以前のアカウント部分に注意する(例えば「lovemusic@xxx.ne.jp」のように就活にふさわしくないアドレスはNG)
・添付ファイルのやり取りを視野に入れて、パソコンで使えるメールアドレスを記載する

④郵便番号・住所
・書類等を郵送でやり取りすることも視野に入れて、記載しておくとベター
・都道府県から記載し、住所が長い場合は改行を入れる

⑤電話番号
・日中連絡が付きやすい番号を記載
・自宅に電話がある場合、携帯番号と自宅番号を併記すると親切

尚、署名は罫線や「-」等の外枠で囲んで、本文とは違うことを一目でわかるようにします。
外枠のデザインはシンプルにするのが基本です。特にビジネスシーンではほとんど使用しない「★」や「♪」のような記号や機種依存文字は、文字化けする可能性もあるので使用するのは避けましょう。

上記を踏まえた署名のテンプレートは以下のようになります。

—————————————–
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
読みもん 太郎 (TARO YOMIMON)
E-mail:taroy123@daigaku.ac.jp
〒000-0000
○○県○○市○○町1-1 〇〇アパート1号室
携帯TEL:00-0000-0000
自宅TEL:000-0000-000
—————————————–

また、署名を毎回入力するのは面倒ですし、入れ忘れや記入漏れの原因にもなります。
事前に設定しておけば自動挿入ができるので、今からでも設定しておきましょう。

2. メールの構成とマナー

メールは就活中に何度も送受信します。それに送信者の印象を左右する上に採用担当者の下に残ります。
構成とマナーを守ってマイナスな印象を与えないように注意しましょう。

就活時のメールの基本的な構成は以下の7つです。

①件名
②宛名
③あいさつ
④自己紹介
⑤本文
⑥結び
⑦署名

また、マナーについては以下の9つのポイントを押さえておきましょう。

①件名は必ず入力し、シンプルにわかりやすくする
・件名だけで内容と送信者がわかるようにする

②宛名は正式名称を記載する
・(株)の使用や会社の通称、略称、屋号を宛名に書くのは失礼にあたる
・「株式会社」等が社名の前後どちらにつくのかに注意する

③必ず24時間以内に返信する
・メールは読んだか読んでいないかわからないため、読んだことを伝えるためにも24時間以内に返信する
・即答できないメールが来たら、メールを確認したことやいつまでに回答できるか等を記載して返信する

④返信時は「Re:」のマークや前回の内容を消さない
・「Re:」のマークは返信であることをわかりやすく伝えるものなのでそのまま使用する
・前回やり取りした内容を残しておくと、どんなやり取りだったか一目でわかる

⑤本文は要点をまとめて簡潔にする
・結論から記載する
・余計な文言は省いて箇条書きを活用することでわかりやすくなる

⑥一行に長々と書かずに改行を適宜利用する
・一行が30文字程度になるように、ダラダラと書かない

⑦正しい敬語を使用し、顔文字や記号や機種依存文字は使用しない
・文語のルールに沿って、「貴社」を使用する
・顔文字はもちろん、「♪」等の記号や機種依存文字はマナー違反であり文字化けの原因にもなる

⑧緊急時の連絡はメールを使用しない
・メールは相手がいつ見るかわからないので、緊急時は電話を使用する

⑨誤字脱字に注意する
・誤字脱字や変換ミス等がないか必ず確認する

3. メールテンプレ集

署名もメールの構成とマナーも押さえておけばメールは安心、と思ってもテンプレを参考にした方がわかりやすいですよね!
ここからは、あらゆるパターンのテンプレを用意しましたので参考にしてみてください。

———————————————
■会社説明会の申し込み
<件名>
【3月12日(火)会社説明会の申し込み】〇〇大学 読みもん太郎
<本文>
株式会社〇〇
人事部採用担当 ○○様

突然のメールにて失礼いたします。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科の読みもん太郎と申します。

私は現在就職活動を行っており、
貴社の会社説明会に参加させていただきたく、メールいたしました。

【参加希望説明会】
日時:3月12日(火)14:00~
会場:貴社2階 会議室A

ご多忙のところ恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。

※署名を入れる※

———————————————
■会社説明会の日程変更
<件名>
【会社説明会の日程変更のお願い】〇〇大学 読みもん太郎

<本文>
株式会社〇〇
人事部採用担当 ○○様

お世話になっております。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科の読みもん太郎と申します。

3月12日(火)14:00開始の会社説明会に申し込んでおりましたが、
日程の変更をお願いしたく、メールいたしました。

インフルエンザに罹患してしまい、医師より3月13日(水)まで
外出禁止と指示されたために説明会への参加が困難になりました。
誠に申し訳ございません。

つきましては大変恐縮ですが、
以下の日程に変更をお願いできましたら幸いです。

【変更希望説明会】
日時:3月19日(火)14:00~
会場:貴社2階 会議室B

ご多忙のところお手数をおかけしてしまい
誠に申し訳ございませんが、 日程変更のご承諾の程、
何卒よろしくお願い申し上げます。

※署名を入れる※

———————————————
■会社説明会の日程変更のお礼
<件名>
Re: Re:【会社説明会の日程変更のお願い】〇〇大学 読みもん太郎

<本文>
株式会社〇〇
人事部採用担当 ○○様

お世話になっております。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科の読みもん太郎と申します。

この度は会社説明会の日程変更をご承諾いただきまして、
感謝申し上げます。

それでは、下記日時の説明会に参加させていただきます。

【日程変更後説明会】
日時:3月19日(火) 14:00~
会場:貴社2階 会議室B

今回はご多忙のところお手数をおかけしてしまい、
誠に申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

※やり取りの履歴が入る※

※署名を入れる※

4. 失敗した時の対処法

どんなに対策を練っても、失敗してしまうこともありますよね。
ここからは、就活メールで失敗した時の対処法をいくつかご紹介します。

①メールに間違った内容を記載した
・日時等の重要な箇所ならすぐにお詫びと訂正のメールを送る
・変換ミス等の些細な箇所なら次回以降気を付ける

②ファイルを添付し忘れた
・すぐにお詫びのメールに添付して送る

③返信し忘れた・送信エラーに気付かなかった
・すぐにお詫びのメールを送る
・急ぎの内容であれば、更に電話でお詫びと連絡をする

このようなミスは学生に限らず、社会人でもあります。
重大だと思われる失敗は気付いた時点ですぐに行動し、言い訳をせずに誠実に謝罪することが大切です。

5. まとめ

採用担当者は毎日学生からのメールを大量に見ています。メールは相手の顔が見えないために送信したメッセージだけで印象が左右されてしまいます。悪目立ちしないためにも、署名の正しい書き方を参考にすぐにでも設定&テンプレを参考に企業へのメールを作成して不安や心配を吹き飛ばしましょう。
万が一失敗してしまってもその後の対応が肝心です!諦めずに誠意と熱意で失敗を覆す努力をすることが大切です。

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この記事を書いた人

SPARK新卒採用チーム

綜合キャリアグループの人事部。採用と教育を担う部門。 SPARKとは、Successful Person Always Renews to Keep on tryingの略で、「成功者は常に挑戦し続ける」を意味する。選考情報や就活情報を本音で提供します!!

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